EDI FAKTURACE

Návod ke správné fakturaci pomocí EDI


Zde ke stažení (PDF 1,2 MB)


Přehled nejčastějších chyb v EDI faktuře ze stran dodavatelů:

1) V EDI faktuře chybí segment „MOA+79“ nebo v segmentu „MOA+79“ je uváděna chybná hodnota

2) V EDI faktuře v segmentech „NAD+BY“ a „NAD+SU“ chybí příznak země (např. „+CZ“). 

Správné řešení: Např. „+CZ“ - NAD+BY+8592784000007::9++PENNY MARKET s.r.o.+Počernická 257+RADONICE okr.Praha-Východ++25073+CZ


3) V EDI faktuře je dodavatelem identifikován artikl pomocí EDI EAN kódu (objednací EAN), ale je chybně fakturováno v KS množství.  Správně v EDI faktuře má být použit pro identifikaci artiklu EDI objednací EAN kód a fakturováno v kartonovém množství. Nebo lze využít pro identifikaci artiklu i KS (kusový/prodejní) EAN kód, ale zároveň musí být fakturováno v kusovém množství. (Viz níže detailní popis)


4)  Dodavatel v EDI fakturách nesmí fakturovat za zboží, byť s nulovou hodnotou, které nebylo objednáno. Příkladem mohou být palety, přepravky, atd. V EDI faktuře může dodavatel fakturovat pouze za objednané zboží.


5) V případě objednání položky displej/stojan (artikl, který se skládá z více součástí/výrobků) musí dodavatel fakturovat za celou položku, stejně tak jak bylo objednáno. Příklad: Objednali jsme 400x stojan/displej se zahradním nářadím (součástí stojanu/displeje je 10 různých položek/artiklů). Fakturováno PENNY bude za 400x displejů a nikoliv za jednotlivé součásti.


6) EDI Faktury by měly být odesílány na Penny bezprostředně po vystavení u dodavatele, nikoliv v balíku faktur jednou za 7-14 dní.


7) Číslo dodacího listu v EDI faktuře musí být shodné s číslem dodacího listu, který obdržíme při příjmu na našem skladě. Číslo dodacího listu musí být na dodacím listě jasně viditelné a nemělo by být zaměnitelné s jiným údajem.


8) Dodavatel musí zaslat nový el. certifikát na EDITEL 1-2 týdny před koncem platnosti el. certifikátu, nebo 1-2 týdny před aplikací/použití nového el. certifikátu v EDI komunikaci.


Použití EAN kódu v EDI faktuře

Obecně dodavatel musí pro použití EAN kódů v EDI faktuře dodržet následující pravidla:

a. Kusový artikl:

  • i. V EDI faktuře dodavatel může identifikovat artikl pomocí Objednacího/kartonového EDI EAN kódu, stejný EAN kód pod, kterým objednáváme dané artikly u dodavatele, a fakturovat v kartonovém množství. Cena za fakturovanou jednotku bude cena za karton.
  • NEBO
  • ii. V EDI faktuře dodavatel může identifikovat artikl pomocí Kusového/prodejního EAN kódu, stejný EAN kód, který je uveden na výrobku při prodeji, a fakturovat v kusovém množství. Cena za fakturovanou jednotku bude cena za kus.


b. Váhový artikl:

  • i. V EDI faktuře dodavatel může identifikovat artikl pouze pomocí Objednacího/kartonového EDI EAN kód, stejný EAN kód pod, kterým objednáváme dané artikly u dodavatele, a fakturovat v KG. Cena za fakturovanou jednotku bude cena za KG.
  • ii. Nelze pro identifikaci artiklu v EDI faktuře použít EAN kód na výrobku - „Váhový EAN kód“!
  • iii. Ve výjimečných případech, kdy dodavatel nemůže k identifikaci váhového artiklu použít objednací EAN, můžeme zaslat náš interní EAN kód (V), pod kterým by byl váhový artikl identifikován v EDI zprávě.


EDI OBJEDNÁVKY

Pro nastavení EDI objednávek bude v první fázi nutné vyplnit dotazník.

Na straně dodavatele je potřeba nastavit dle přiloženého souboru - Nastavení systému pro dodavatele


Ohledně technických dotazů se můžete obrátit na našeho providera helpdesk Editelu: tel.: 261 009 055, email:  Helpdesk@editel.cz

Naše objednávky odchází pouze v kartonovém množství.

  • Výjimka je možná pouze u artiklů, které mají strukturu balení 1/1 (např. nebalené pečivo, displej). U těchto artiklů odchází objednávka v kusovém množství. 

EDI EAN nesmí být shodný s EANem kusu.

  • Výjimka je možná pouze u artiklů, které mají strukturu balení 1/1 (např. nebalené pečivo, displej). U těchto artiklů může být kartonový EAN shodný s prodejním kusovým  EANem.

Při objednávce mix kartonu nejsou rozepsané jednotlivé položky. V našem systému je zalistováno pod jedním interním číslem a k tomu se váže jeden EDI EAN. 


Testovací objednávky: 


Pro zavážení přímo na sklad:

  • Po dohodě se k určitému dni spustí zasílání paralelních objednávek, které budou fungovat jako zkušební. V tom období se podchytí chyby a bude nastaveno vše pro správný chod objednávek. 
  • Testovací fáze znamená, že budou objednávky zasílány souběžně automaticky 1.) emailem s přílohou „txt“ + 2.) EDI TEST zpráva ORDERS. 

Pro přímé dodávky: 

  • Po dohodě se k určitému dni spustí zasílání. Pro ověření objednávky (zda byla odeslaná a doručena) si prodejny zavolají.  


Po správném přijetí EDI objednávky bude podepsán Akceptační protokol (EDI objednávky budou nastaveny na „PRODUKTIVNÍ“ fázi, tzn. budou zasílány pouze přes EDI).