EDI FAKTURACE
Návod ke správné fakturaci pomocí EDI
Příručka pro nastavení struktury EDI faktury ke stažení zde
Akceptační protokol ke stažení zde
Přehled pravidel a nejčastějších chyb v EDI faktuře ze stran dodavatelů:
1) V EDI faktuře chybí segment „MOA+79“ nebo v segmentu „MOA+79“ je uváděna chybná hodnota. V segmentu „MOA+79“ musí být uvedena netto hodnota.
2) V EDI faktuře v segmentech „NAD+BY“ a „NAD+SU“ musí být uveden příznak země (např. „+CZ“).
Správné řešení: Např. „+CZ“ - NAD+BY+8592784000007::9++PENNY MARKET s.r.o.+Počernická 257+RADONICE okr.Praha-Východ++25073+CZ
3) V EDI faktuře je dodavatelem identifikován artikl pomocí EDI EAN kódu (objednací EAN), ale je chybně fakturováno v KS množství. Správně v EDI faktuře má být použit pro identifikaci artiklu EDI objednací EAN kód a fakturováno v kartonovém množství. Nebo lze využít pro identifikaci artiklu i KS (kusový/prodejní) EAN kód, ale zároveň musí být fakturováno v kusovém množství. (Viz níže detailní popis)
4) Dodavatel v EDI fakturách nesmí fakturovat za zboží, byť s nulovou hodnotou, které nebylo objednáno. Příkladem mohou být palety, přepravky atd. V EDI faktuře může dodavatel fakturovat pouze za objednané zboží. Výjimkou je pouze IFCO (Černá přepravka) musí být v EDI faktuře identifikována EAN kódem „2000009632187“ a s 0% DPH.
5) V případě objednání položky displej/stojan (artikl, který se skládá z více součástí/výrobků) musí dodavatel fakturovat za celou položku, stejně tak jak bylo objednáno. Příklad: Objednali jsme 400x stojan/displej se zahradním nářadím (součástí stojanu/displeje je 10 různých položek/artiklů). Fakturováno PENNY bude za 400x displejů a nikoliv za jednotlivé součásti. Položka displej/stojan musí být identifikován stejným EAN kódem v EDI faktuře, pod kterým byla položka objednána v EDI objednávce.
6) EDI faktura je zasílána za každý příjem zvlášť (1:1), neboli faktura se nevystavuje za více příjmů, ale pouze za jeden příjem.
7) EDI Faktury by měly být odesílány na Penny bezprostředně po vystavení u dodavatele, nikoliv v balíku faktur jednou za 7-14 dní.
8) Číslo dodacího listu v EDI faktuře musí být shodné s číslem dodacího listu, který obdržíme při příjmu na našem skladě. Číslo dodacího listu musí být na dodacím listě jasně viditelné a nemělo by být zaměnitelné s jiným údajem.
9) Dodavatel musí zaslat nový el. certifikát na EDITEL 1-2 týdny před koncem platnosti el. certifikátu, nebo 1-2 týdny před aplikací/použití nového el. certifikátu v EDI komunikaci.
10) Požadovaný standard EDI faktury je 01B, SYNTAX 4.
11) Podpisové segmenty, u kterých se nejčastěji objevují chyby:
o USC -> musí být uveden celý podpis/certifikát
o USA -> segment USA musí být 2x uveden v EDI zprávě
o USH -> máme 3 filtry (2, 6, 7), které mohou být použity v EDI zprávě
o USR -> chybí hodnota „+1“ na začátku segmentu Správně mý být uvedeno „USR+1“
12) Po dobu testování EDI faktur dodavatel zasílá paralelně faktury (EDI + email/pošta) na PENNY. Po schválení bezproblémového fungování EDI faktur, bude na dodavatele zaslán akceptační protokol, kde bude definován termín, od kdy se přejde pouze na EDI faktury. Do té doby dodavatel zasílá faktury v paralelním režimu.
Použití EAN kódu v EDI faktuře
Dodavatel musí pro použití EAN kódů v EDI faktuře dodržet následující pravidla:
1) Kusový artikl:
a) V EDI faktuře dodavatel může identifikovat artikl pomocí Objednacího/kartonového EDI EAN kódu, stejný EAN kód pod, kterým objednáváme dané artikly u dodavatele, a fakturovat v kartonovém množství. Cena za fakturovanou jednotku bude cena za karton.
NEBO
b) V EDI faktuře dodavatel může identifikovat artikl pomocí Kusového/prodejního EAN kódu, stejný EAN kód, který je uveden na výrobku při prodeji, a fakturovat v kusovém množství. Cena za fakturovanou jednotku bude cena za kus.
2) Váhový artikl:
a) V EDI faktuře dodavatel může identifikovat artikl pomocí Objednacího/kartonového EDI EAN kód, stejný EAN kód pod, kterým objednáváme dané artikly u dodavatele, a fakturovat v KG. Cena za fakturovanou jednotku bude cena za KG. Což platí pro artikly ve struktuře balení 1 v kartonu.
b) V případě, že dodavatel zaváží vážený Egalizovaný artikl, kdy struktura balení obsahuje 2 a více artiklů v kartonu, je nutné identifikovat artikl objednacím EAN kódem, fakturovat v kartonovém množství a uvádět cenu za karton. A nebo může být pro identifikaci artiklu použit „V“ EAN kód, který bychom dodavateli vygenerovali a dodavatel by mohl fakturovat v kg.
c) Nelze pro identifikaci artiklu v EDI faktuře použít prodejní EAN kód na výrobku - „Váhový EAN kód“ (Y)!
d) Ve výjimečných případech, kdy dodavatel nemůže k identifikaci váhového artiklu použít objednací EAN, můžeme zaslat náš interní EAN kód (V), pod kterým by byl váhový artikl identifikován v EDI zprávě.
EDI DODACÍ LISTY
Dokumenty ke stažení:
DESADV - sklady - PDF
DESADV - prodejny - PDF
DESADV - prodejna vzor - EXCEL
DESADV - sklad vzor - bez palet - EXCEL
DESADV - sklad vzor - paletový - EXCEL
EDI OBJEDNÁVKY
Pro nastavení EDI objednávek bude v první fázi nutné vyplnit dotazník.
Na straně dodavatele je potřeba nastavit dle přiloženého souboru - Nastavení systému pro dodavatele
Ohledně technických dotazů se můžete obrátit na našeho providera helpdesk Editelu: tel.: 261 009 055, email: Helpdesk@editel.cz
Naše objednávky odchází pouze v kartonovém množství.
- Výjimka je možná pouze u artiklů, které mají strukturu balení 1/1 (např. nebalené pečivo, displej). U těchto artiklů odchází objednávka v kusovém množství.
EDI EAN nesmí být shodný s EANem kusu.
- Výjimka je možná pouze u artiklů, které mají strukturu balení 1/1 (např. nebalené pečivo, displej). U těchto artiklů může být kartonový EAN shodný s prodejním kusovým EANem.
Při objednávce mix kartonu nejsou rozepsané jednotlivé položky. V našem systému je zalistováno pod jedním interním číslem a k tomu se váže jeden EDI EAN.
Testovací objednávky:
Pro zavážení přímo na sklad:
- Po dohodě se k určitému dni spustí zasílání paralelních objednávek, které budou fungovat jako zkušební. V tom období se podchytí chyby a bude nastaveno vše pro správný chod objednávek.
- Testovací fáze znamená, že budou objednávky zasílány souběžně automaticky 1.) emailem s přílohou „txt“ + 2.) EDI TEST zpráva ORDERS.
Pro přímé dodávky:
- Po dohodě se k určitému dni spustí zasílání. Pro ověření objednávky (zda byla odeslaná a doručena) si prodejny zavolají.
Po správném přijetí EDI objednávky bude podepsán Akceptační protokol (EDI objednávky budou nastaveny na „PRODUKTIVNÍ“ fázi, tzn. budou zasílány pouze přes EDI).